Løsningen lyder i reglen: "Vi giver den en ekstra skalle, hjælper hinanden og arbejder over". Det er jo rigtig godt, for hvis man modsat kunne håndtere de ekstra arbejdsopgaver uden ekstra indsatser - ja, så er man nok overbemandet i hverdagen, og det er ikke godt for omkostningsniveau og konkurrenceevne. Men hvad nu hvis arbejdsopgaverne pludselig går mærkbart ned? Kan man så gøre en fast kapacitet fleksibel og spare omkostninger, hvis den består af fastansatte funktionærer? De korte svar er JA, men det kræver, at man har implementeret det i sin HR strategi og forberedt organisationen på det, så ingen fastansat oplever gener ved dette. 

I forberedelserne indgår fokus på fire medarbejdergrupper, der normalt overses - men ikke desto mindre er i stærk vækst. Det er: 

• Seniorer 
• Freelancere 
• Unge under uddannelse 
• Vikarer 

Hvis virksomheden gør brug af disse grupper, så vil det være muligt at bruge dem som en fleksibel arbejdskraft, der kan gøres større eller mindre alt efter behovet. Vi ser på mulighederne i hver af de fire fleksible grupper… 

Seniorerne 
Blandt de ældre - eller seniorerne - er der mange, som ikke vil gå fra 37 timer til nul, når de går på pension. Nogle timers arbejde om ugen holder netværket intakt og bidrager med livsindhold og indtægter. Følgende tabel fra Danmarks Statistik viser, hvordan det talmæssigt forholder sig. Der er lavet udtræk fra forskellige aldre og tabellen viser de seneste tal sammenlignet med første kvartal af 2008, hvor vi også havde høj beskæftigelse. Fx er beskæftigelsen for personer på 65 år næsten fordoblet (fra 10.694 til 19.293). For de 75-årige er den mere end fordoblet. Den nederste del af tabellen viser hvor mange i de enkelte aldre, der er fuldtidsbeskæftigede. Her ser man tydeligt, hvorledes seniorerne i takt med alderen bliver mere deltidsbeskæftigede. Således er 23 % af de 65-årige deltidsbeskæftigede. Denne andel stiger til 68 % for de 75-årige. Ud over lysten til at fortsætte med at arbejde, har indvirkningen på efterløn og folkepension også betydning. Netop her er udviklingen i de seneste år blevet hjulpet af lettelser i kravene om modregning, når der stadig arbejdes. For virksomhederne kan seniorerne have stor betydning og ikke bare som erfaren arbejdskraft, men også som en fleksibel arbejdskraft, der kan skrues op og ned for. En senior har jo bare et ønske om et vist antal arbejdstimer om året - og er ikke fikseret på et bestemt arbejdstidspunkt eller fastlagte skemaer. Heri ligger der en del fleksibilitet for virksomhederne, for har man allerede seniorer beskæftiget, ja så kan man både skrue op og ned for brugen af dem. 

Freelance-medarbejdere 
Den næste ofte oversete gruppe er freelance-medarbejdere. Traditionelt betragtes de som en dyr nødløsning, når man er rigtig trængt og mangler lige de kompetencer, som freelanceren kommer med. Men realiteterne viser, at netop denne medarbejdertype er på hastig fremmarch i hele den vestlige verden. Udviklingen inde for teknologi og stigende krav om tekniske og administrative indrapporteringer sætter de offentlige og private administrationer under hårdt pres. Der kan være projektudvikling, som vil være en belastning for de bestående medarbejdere - hvis man overhovedet har spidskompetencen, eller nye lovkrav som i en kort indkøringsperiode kræver specialkompetencer og som vil belaste organisationen. Eller hele det teknologiske felt, som bringer mange udfordringer med sig. Her er det blevet langt mere almindeligt at beskæftige medarbejdere, der arbejder på freelancevilkår. Udover at de kan tiltrækkes og afvikles efter behov - og dermed give fleksibilitet, så vil de i reglen overføre viden til den bestående organisation i den periode, de arbejder på en given opgave. 

Men er det ikke dyrt? Det er det traditionelle spørgsmål, idet de færreste får en fast løn på 6-700 kr. i timen. Svaret afhænger af, hvad man sammenligner med. Et konsulent- eller ingeniørfirma kan nemt tage det dobbelte. Og en fastansat medarbejder med lignende uddannelser får måske kun det halve i løn. Men hertil kommer alle de sociale tillæg på i alt 44 %, der dækker sygdom, pension, feriepenge, ATP med videre. Og så er der ikke regnet med effektiv tid, idet egne medarbejdere skal bruge tid på efteruddannelse ved deltagelse i seminarer, kurser, messer og besøg hos leverandører. Dernæst er der "skjulte" omkostninger ved egen ansat medarbejder, som man ikke finder hos den fleksible arbejdskraft, freelanceren. Her kan nævnes alle personlige benefits som fx fitness-abonnement, bilordning, mobiltelefon m.v. Det er omkostninger, som freelanceren selv dækker af sit honorar. Endelig er der endnu en "skjult" omkostning, som er af ledelsesmæssig karakter. Hvor freelanceren er drevet og motiveret af sin enmandsforretning og sit speciale, som han brænder for – så indgår egen medarbejder i en organisation, hvor han løbende skal motiveres og ledes. Det er omkostninger, som hans chefer må afholde, og som yderligere indsnævrer spændet til freelanceren - hvis der overhovedet er nogen reel forskel. Men det helt afgørende er, at freelanceren kan komme med spidskompetencer, som man ikke finder i virksomheden - ja måske end ikke i Danmark. 

De studerende 
Den tredje gruppe, der kan give fleksibilitet til en "fast" organisation, er unge under uddannelse. Det kan være et studiejob, der skal være med til at finansiere studierne eller et mere studierettet praktikforløb. I begge tilfælde er der også her tale om kapaciteter, som man kan skrue op og ned for. Studerende er endvidere kendetegnet ved deres evne til hurtig indlæring samtidig med, at de er vante til omstillinger og nye udfordringer. Derfor er denne gruppe også oplagt som en fleksibel arbejdskraft i organisationen - om end en praktikplads har en vis fikseret arbejdstid, men antallet af praktikpladser og studerende i øvrigt kan justeres over tid. 

Vikarer 
Endelig er der vikarer, som kan gøre det samme inden for deres felt. De kan også bruges som buffer - især inden for almindelige administrative rutiner, hvor sæsonudsving kalder på ekstra kapacitet. Det kan fx være til regnskabsafslutning, budgetarbejde, lønbogholderi, statusoptælling - eller bare erstatning i forbindelse med sygdom og kursusforløb. 

Capacity management 
Hvis de fire grupper tænkes ind i langtidsplanlægningen, så kan man opnå en trimmet organisation, der bliver mere agil og hurtigere kan omstille sig til ændrede vilkår. De faste omkostninger kan neddrosles og man binder sig kun til større kapacitetsomkostninger, når efterspørgslen er der til at aflønne den fleksible arbejdskraft. Det kan blive til større konkurrenceevne uden at hæve omkostningerne! 

Begrebet Capacity Management dækker over de overvejelser og beregninger, man kan gøre for at nå et optimum i kombinationen af fleksibilitet og lave faste omkostninger. Hvis du mangler inspiration til, hvordan du med dette kan gøre din virksomhed mere konkurrencedygtig, så er du altid velkommen til at kontakte JKS CAREER.